Willkommen zu einem neuen Kapitel in unserem Blog, in dem wir den Fokus auf eine aufschlussreichere Perspektive verlagern.
Geboren aus einer Fülle von Erfahrungen und hart erkämpften Lektionen in realen Prozessimplementierungsprojekten, ist aiones nicht nur eine Plattform, sondern eine Zusammenfassung von Einsichten und Strategien. In diesem Sinne freuen wir uns, unsere zweiwöchentliche Serie „Tuesday Talks“ vorzustellen.
„Tuesday Talks“ sind kurz und prägnant, dennoch aufschlussreich und zielen darauf ab, wertvolle Erkenntnisse zu vermitteln, die Ihre Reise im Prozessmanagement erheblich bereichern könnten.
In unserem ersten Artikel beschäftigen wir uns mit einem Thema, das uns sehr am Herzen liegt und wahrscheinlich auch viele von Ihnen – Geschäftsprozessautomatisierung.
Heute möchten wir Ihre Aufmerksamkeit auf drei große Schmerzpunkte lenken und Ihnen Einsichten zu jedem geben:
- Echtes Potenzial erkennen
- Die richtige Umgebung
- Frühzeitig Implementieren
Also tauchen wir ein und werfen einen Blick auf das erste Thema
Echtes Potenzial erkennen
Die Reise der Automatisierung beginnt mit einem kritischen Schritt: die Auswahl des richtigen Umfangs.
Diese Entscheidung ist entscheidend, besonders wenn die Ressourcen begrenzt sind. Es geht nicht nur darum, Prozesse zu automatisieren, sondern die richtigen Prozesse zu wählen, die mit Ihrer strategischen Vision übereinstimmen.
Wir haben zu viele Automatisierungsprojekte gesehen, die in Produktion gegangen sind, nur um Metriken zu verbessern, die sie eigentlich nicht verbessern sollten – manche haben sogar die Ziele, die sie erreichen wollten, beeinträchtigt.
Setzen Sie Ihr Ziel richtig, finden Sie die Linse, um einen tiefen Blick in Ihre Prozesse zu werfen, und wählen Sie das Wesentliche!
Das Ziel: Sinnvolle Verbesserungen
„Verstehen Sie, was Sie erreichen möchten, und überlegen Sie, ob der gewählte Ansatz tatsächlich dem gesetzten Ziel zugutekommt“
Automatisierung ist ein Werkzeug zur Verbesserung, aber die eigentliche Frage lautet: Was genau möchten Sie verbessern?
Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Sie die Beantwortung von Kundenanfragen automatisieren.
Während dies Zeit für Ihr Team sparen könnte, könnte es unbeabsichtigt die Bearbeitungszeit für leicht lösbare Anfragen erhöhen und die Kundenzufriedenheit aufgrund des Mangels an personalisierten Antworten verringern.
Das Hinzufügen neuer Kategorien könnte auch zusätzliche Belastungen für Ihre IT-Abteilung schaffen und zu Fehlklassifizierungen führen.
Der Schlüssel ist, ein kristallklares Ziel für Ihre Automatisierungsbemühungen zu haben, um sicherzustellen, dass jedes Projekt mit Ihren Gesamtzielen übereinstimmt.
Zoomen Sie ein: Die Kraft des aufgabenbasierten Fokus
„Beginnen Sie auf Mikroebene nach Potenzialen zu suchen – innerhalb von Aufgaben, Entscheidungen und Handlungsroutinen“
Wenn Sie Potenziale in der Prozessautomatisierung erforschen, denken Sie klein – denken Sie in Begriffen von Aufgaben, Entscheidungen und Handlungsroutinen anstatt ganzer Prozesse.
Indem Sie Potenziale auf dieser Metaebene untersuchen, decken Sie Möglichkeiten auf, die mehrere, wenn nicht alle, Prozesse innerhalb Ihrer Organisation betreffen können. Diese breite Perspektive kann zu hochwirksamen Verbesserungen führen und bietet erhebliche Renditen für Ihre Automatisierungsinvestitionen.
Betrachten Sie beispielsweise Ihren Verkaufsprozess. Eine Rechnung zu schreiben ist nur ein Teil dieses komplexen Verfahrens, aber diese Routine ist auch in verschiedenen anderen Abteilungen und Prozessen wesentlich. Das Identifizieren solcher gemeinsamen Aufgaben und deren Automatisierung kann den Betrieb in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens optimieren.
Darüber hinaus ist es wichtig, den starken Kontrast im Aufwand und den Ressourcen zu erkennen, die benötigt werden, um einen gesamten Prozess zu automatisieren, im Vergleich zur Automatisierung eines einzelnen Schritts.
Die Einfachheit von repetitiven Aufgaben
„Automatisieren Sie zuerst und vor allem nur Routineaufgaben, die hochgradig repetitiv und vorhersehbar sind“
Es ist ein einfaches Prinzip: Priorisieren Sie die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen, die häufig und vorhersehbar sind.
Je seltener oder komplexer eine Routine ist, desto niedriger sollte sie auf Ihrer Automatisierungsprioritätenliste stehen. Die Konzentration auf diese vorhersehbaren Aufgaben kann auf lange Sicht zu erheblichen Zeitersparnissen führen.
Dies gilt für fast alle Fälle, unabhängig von den festgelegten Zielen der Organisation.
Auch wenn Sie beabsichtigen, Fehlerquoten und damit verbundene Risiken zu reduzieren – wenn der zugehörige Prozess zweimal im Jahr ausgeführt wird, könnte es klug sein, mehr menschliche Aufsicht hinzuzufügen oder Werkzeuge zu suchen, um Ihr Team zu unterstützen, anstatt zu automatisieren.
Eine Sekunde tausendmal zu sparen, erweist sich als wertvoller, als zwei Minuten zweimal zu sparen.
Die richtige Umgebung
Die erfolgreiche Implementierung der Prozessautomatisierung hängt davon ab, die richtige Führung zu identifizieren.
Gehört es in den Bereich des Prozessmanagements, des Projektmanagements oder der Technologieabteilungen? Die Wahl der Führung geht über operative Rollen hinaus; sie legt den Grundstein für die gesamte Automatisierungsstrategie.
Die Betriebsumgebung, die Einhaltung von Richtlinien und die Integration von Best Practices sind nicht nur operative Details – sie sind die Eckpfeilerentscheidungen, die die Richtung Ihrer Automatisierungsbemühungen prägen.
Ermächtigung von Prozess- und Qualitätsmanagementteams
„Moderne Prozessautomatisierung gehört in die Hände von Experten – Prozess- und Qualitätsmanagementexperten“
Der Aufstieg benutzerfreundlicher, Low-Code-Automatisierungsplattformen hat das Feld revolutioniert und es für Prozess- und Qualitätsmanagementteams zugänglich gemacht. Diese nicht-technischen Experten stehen nun an der Spitze der Automatisierung und nutzen ihr tiefes Verständnis von Geschäftsprozessen, um Verbesserungen voranzutreiben.
Technische Teammitglieder, die darin exzellieren, flexible, codebasierte Lösungen zu erstellen, finden diese Plattformen möglicherweise weniger intuitiv und ihre Effizienz beeinträchtigt. Ihr Fachwissen, obwohl unschätzbar, kann manchmal zu Überengineering oder einem Mangel an Berücksichtigung der sich entwickelnden Natur von Geschäftsprozessen führen.
Durch die Ermächtigung von Prozess- und Qualitätsmanagementteams, die Leitung der Automatisierungsbemühungen zu übernehmen, profitiert Ihr Unternehmen von einem fokussierteren und kontinuierlichen Entwicklungsansatz. Diese Teams, die tief in den täglichen Abläufen und Zielen Ihres Unternehmens verwurzelt sind, können Automatisierungsstrategien besser mit Ihren Gesamtzielen abstimmen.
Halten Sie die IT in optimaler Distanz
„In Prozessautomatisierungsbemühungen müssen Technologieabteilungen eine unterstützende Rolle einnehmen“
Im Bereich der Prozessautomatisierung wandeln sich IT-Abteilungen zu einer Rolle, die mehr Unterstützung als Kontrolle beinhaltet. Diese Verschiebung ist entscheidend, um mögliche Ineffizienzen zu vermeiden und eine Dissonanz zwischen den technologischen Lösungen und den Prozess- und Qualitätsmanagementteams, die sie nutzen, zu verhindern.
Ein ausgewogener Ansatz ist wesentlich, bei dem die IT unterstützt und leitet, anstatt die Automatisierungsstrategie zu diktieren. Dies stellt sicher, dass die entwickelten Lösungen nicht nur effektiv, sondern auch intuitiv von nicht-technischen Teams im Alltag verwaltet werden können.
Es geht uns nicht darum, unsere Prozess- und Qualitätsmanagementteams in Techniker zu verwandeln, indem wir alle traditionellen IT-Standards und Best Practices übernehmen.
Stattdessen haben unsere IT-Abteilungen die Aufgabe, eine solide Grundlage zu schaffen - mit Fokus auf Systemssicherheit, Leistung und Konnektivität. Ihre Rolle besteht darin, eine Umgebung zu schaffen, in der es für Prozess- und Qualitätsteams mühelos und intuitiv ist, Automatisierungslösungen zu entwickeln und zu implementieren.
Integration von Entwicklungseinblicken in die Automatisierung
"Bilden Sie Ihr Team in den nützlichsten Konzepten von Codierungsstandards aus"
Obwohl Prozessmanager möglicherweise nicht typischerweise in Codierungsprinzipien vertieft sind, sind diese Grundlagen im Bereich der Prozessautomatisierung unglaublich relevant und nützlich.
Genau wie gute Programmierung auf Modularisierung und Vereinfachung komplexer Probleme in handhabbare, wiederverwendbare Teile angewiesen ist, gedeiht effektive Automatisierung auf ähnlichen Prinzipien.
Die IT-Abteilungen, die oft als peripher im Prozessmanagement angesehen werden, verfügen über ein umfangreiches Wissen in Kernprinzipien der Automatisierung wie Namenskonventionen, Gruppierung, Modularisierung, Logik und effiziente Datenverarbeitung.
Es ist entscheidend, dieses Fachwissen zu nutzen und einen Wissenstransfer zu gewährleisten, der den Ansatz Ihres Teams zur Automatisierung bereichert.
Es ist jedoch ebenso wichtig, klar abzugrenzen, was für die Bedürfnisse des Teams wesentlich ist, um unnötige Komplexitäten zu vermeiden, die den Prozess eher behindern als helfen.
Frühzeitig Implementieren
Das Mantra für erfolgreiche Prozessautomatisierung ist einfach: schnell live gehen.
Wenn Sie Ihre erste Implementierung einen Monat oder sogar mehrere entfernt sehen, ist es an der Zeit, umzudenken und zu vereinfachen. Das Ziel ist es, kleinere, handhabbare Teile der Automatisierung schnell einzusetzen.
Diese Elemente müssen nicht sofort eine komplette End-to-End-Lösung bilden; entscheidend ist, dass sie in realen Szenarien getestet werden und umgehend Feedback von Ihrem Team erhalten.
Realistische Praktikabilität
"Lassen Sie sich von 'Was-wäre-wenn'-Szenarien und nahezu perfekten Visionen, die das praktische Urteilsvermögen trüben, nicht beeinflussen"
Im Bereich der Prozessautomatisierung sollte der Schwerpunkt eindeutig auf Praktikabilität liegen und der Versuchung widerstehen, eine Reihe komplexer Softwarelösungen zu integrieren oder ästhetisch ansprechende Schnittstellen zu verfolgen.
Unser Ziel ist es, ein Ökosystem zu fördern, in dem Einfachheit und Effizienz herrschen, eine prozessorientierte Architektur zu konstruieren, die als Wettbewerbsvorteil dient und nicht als finanzielle Belastung.
Die Wahl seltener oder übermäßig komplexer Lösungen kann Ihre Implementierungszeit unnötig verlängern und Tage, Wochen oder sogar Monate hinzufügen, ohne zusätzliche Vorteile zu erbringen.
Streben Sie nach dem einfachsten, aber effektivsten Ansatz, der mit den etablierten Richtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmt, und seien Sie bereit, Ihre Arbeit jederzeit mit einem neuen Ansatz auszutauschen.
Es ist entscheidend, sicherzustellen, dass dieses Ethos der Einfachheit und Praktikabilität tief in der Unternehmenskultur verankert ist.
Nutzung der sich potenzierenden Effizienz
"Jede eingesparte Sekunde ermöglicht es Ihnen, mehr Zeit für die Automatisierung der nächsten Sekunde aufzuwenden"
Eine der wichtigsten Lektionen, die wir aus unserer Erfahrung gezogen haben, ist das Konzept der 'sich potenzierenden Effizienz'.
Dieses Prinzip basiert auf der Idee, dass kleine, schrittweise Verbesserungen in der Automatisierung sich über die Zeit ansammeln und zu erheblichen Gewinnen führen.
Der Beginn des Automatisierungsprozesses mit kleineren Aufgaben mag zunächst weniger wirkungsvoll erscheinen. Dieser Ansatz befreit jedoch methodisch Ressourcen und Kapazitäten, die es Ihrem Team ermöglichen, schrittweise komplexere und bedeutendere Herausforderungen anzugehen.
Dieser schrittweise Fortschritt macht die Aufgabe nicht nur handhabbarer, sondern sorgt auch für eine stetige Verbesserung Ihrer Automatisierungsfähigkeiten.
Mit fortschrittlichen Tools auf dem Markt, wie Signavio oder FireStart, können diese kleineren automatisierten Routinen, einmal entwickelt, synergistisch kombiniert werden, um vollständige, end-to-end Prozesszyklen zu bilden. Signavio oder Feuerstart, diese kleineren automatisierten Routinen können, sobald sie entwickelt sind, synergetisch kombiniert werden, um vollständige End-to-End-Prozesszyklen zu bilden.
Frühzeitige Nutzung neuer Potenziale
“"Langsamer gehen, mit kleineren Schritten, ermöglicht die Prozessevolution auf der Reise"
Während das ursprüngliche Ziel oft darin besteht, bestehende Arbeitsabläufe zu automatisieren, deckt die Einführung neuer Technologien häufig ungenutzte Potenziale auf.
Dann stellt sich die Frage: Sollten wir uns an den bekannten Pfad halten oder die Gelegenheit nutzen, unsere Prozesse während der Automatisierung weiterzuentwickeln?
Durch die Implementierung der Automatisierung in kleineren, handhabbaren Segmenten schaffen Sie eine dynamische Umgebung, in der jede Phase auf den Erkenntnissen der vorherigen aufbaut.
Dieser Ansatz profitiert nicht nur von den früheren Lektionen, sondern öffnet auch die Tür zu einer progressiven Evolution basierend auf neuen Einsichten.
Diese Strategie ermöglicht es Ihnen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Aspekte Ihres Prozesses zu einem bestimmten Zeitpunkt transformiert werden sollten und welche wie ursprünglich geplant umgesetzt werden sollten.
Es ist eine Reise kontinuierlicher Anpassung und Verbesserung und stellt sicher, dass Ihre Automatisierungsbemühungen genauso dynamisch und zukunftsorientiert sind wie Ihr Unternehmen.
Brauchen Sie einen Vorsprung?
Wenn Sie sich an einem Scheideweg befinden und unsicher über die nächsten Schritte auf Ihrer Automatisierungsreise sind, ist aiones hier, um Sie zu führen.
Wir sind spezialisiert darauf, Ihnen zu helfen, Prozesse zu entdecken und sorgfältig zu gestalten und sie in einen dynamischen Wissens- und Innovationshub zu verwandeln.
Unsere Plattform ist nicht nur ein Werkzeug; sie ist ein Partner auf Ihrer Reise zu einem optimierten und intelligenten Prozessmanagement.
Verstehen Sie Ihre Prozesse und deren Potenziale
"Implementieren Sie dieses Wissen direkt in die Prozesse"
Im Kern von aiones liegt seine einzigartige Fähigkeit, die kollaborative Prozessverbesserung zu fördern.
Sobald Sie Ihre Prozesse mit unserer Plattform erfasst, freigelegt oder gestaltet haben, öffnet sich eine dynamische Welt, in der Sie und Ihr Team aktiv in diese Prozesse eintauchen, sie hinterfragen und verfeinern können.
Stellen Sie sich vor, Sie suchen nach Wegen, die Kundenzufriedenheit zu steigern. aiones reagiert nicht nur auf dieses Bestreben; es leitet Sie aktiv zu den genauen Schritten, die notwendig sind, und integriert und wendet all das von uns geteilte Wissen an.
Von jetzt an machen Sie nicht mehr nur "Prozessautomatisierung" – es ist "intelligente Prozessevolution, zugeschnitten auf Ihre spezifischen Ziele".
Nehmen Sie an unserer Early-Access-Phase teil
Wir freuen uns, Sie zur Teilnahme an unserer Early-Access-Phase einzuladen.
Dies ist eine einzigartige Gelegenheit, an der Spitze der Prozessautomatisierung und -gestaltung zu stehen und die neuesten Entwicklungen in der KI-gesteuerten Prozessentdeckung und -optimierung zu nutzen.
Durch die Teilnahme an der frühen Phase erhalten Sie den Vorteil, die Zukunft Ihrer Geschäftsprozesse mit aiones zu gestalten und gleichzeitig zur Entwicklung unserer Plattform beizutragen.
Bis zum nächsten Blogpost!
